Ежедневные отчеты

Все сходится, кроме баланса.
«Пше́круй»

Чтобы не получалась такая ситуация, как из вышеприведенной цитаты популярного польского еженедельного журнала "Пше́круй", нами было подготовлено специальное обновление, которое называется "Ежедневные отчеты".

"Ежедневные отчеты" необходимы для:

1. Оперативная отчетность - анализ работы клиники за прошедший день с целью своевременного реагирования на возможно возникающие ошибки. За счет этого удается избежать неточности интервальной отчетности, когда, например, в конце месяца необходимо получить правильные "срезовые" показатели (доход, расход, прибыль, средний чек и т.д.).
2. Психологическая мотивация - отчеты построены таким образом, чтобы ежедневно показывать руководству клиники основные показатели по сотрудникам ЛПУ, в сравнении друг с другом. Таким образом, нам бы хотелось создать мотивацию у дирекции более детально погрузиться в анализ деятельности клиники и выявлять её "болевые точки".

Подготовка ежедневного отчета

В модуле "Визиты" в режиме "Распорядка дня" у администраторов клиники присутствует кнопка "Отчет":

В течение дня администраторы клиники могут неоднократно её нажимать для внесения прежде всего комментариев по рабочему дню, которые по их мнению необходимо прочитать руководителям клиники в конце дня. 

На следующем скриншоте представлена структура ежедневного отчета:

Прежде всего, администраторам клиники необходимо занести информацию об остатке в клинике наличных средств на начало рабочего дня и отразить остаток наличных средств на конец рабочего дня. Эти "срезовые" показатели необходимы как механизм дополнительного контроля, в случае возникновения ошибок у дирекции будет возможность отследить движение денежных средств по дням.

Далее администраторам клиники необходимо вручную заполнить следующие поля:

1. доход клиники наличными средствами
2. доход клиники безналичными средствами (банковские карты)
3. расход клиники наличными средствами
4. расход клиники безналичными средствами

Это необходимо как механизм двойного контроля по рабочему дню. Медицинская информационная система контролирует работу администраторов, а администраторы контролируют правильность заполнения информации в течение дня в медицинской информационной системе. В случае разногласия информации сразу возникает необходимость разобраться в ситуации и выявить причину. 

Ниже располагается блок комментариев с свободной форме, которые сохраняются поименно: какой пользователь, когда и что написал.

В конце рабочего дня администратор должен проверить правильность заполненных данных и нажать кнопку "Отправить". Ежедневные отчеты отправляются всем пользователям системы, у которых выбрана должностная роль "Директор". 

Пример заполненного ежедневного отчета перед отправкой может выглядеть следующим образом:

Структура письма - ежедневного отчета

Когда администратор клиники нажимает кнопку "Отправить", всем пользователям с должностной ролью "Директор" отправляется письмо с ежедневным отчетом. В таком письме можно выделить следующие блоки:

1. Клиника сегодня
2. Счета
3. Детализация дохода
4. Детализация расхода
5. Администраторы
6. Врачи
7. Рекламные каналы

Ниже представлены примеры данных блоков.  

1. Блок "Клиника сегодня":

2. Блок "Счета"

3. Блок "Детализация дохода"

4. Блок "Детализация расхода"

5. Блок "Администраторы"

6. Блок "Врачи"

7. Блок "Рекламные каналы"